اگر چه د رعمل، اسناد، از فعاليت‌هاي گذشته‌ي بشر تشكيل و ثبت و ضبط شده‌ است، ولي در حقيقت مورد استفاده‌ي آن‌ها براي حال و آينده مي‌باشد. مديريت مطلوب اسناد منجر به صرفه‌جويي در زمان و سرمايه مي‌گردد. انتقال بهتر اطلاعات در سازمان‌هاي غيردولتي نتيجه‌ي مديريت صحيح اسناد است. با حفاظت بعضي اسناد، آيندگان قادر به مطالعه و درك بهتر نقش و وظايف اين سازمان‌ها خواهند بود. براي سازمان‌هاي غيردولتي، حفاظت از آرشيوها، جنبه‌ي خدمت‌رساني عمومي دارد. سازماني كه سوابق و آرشيو‌هاي خود را حفاظت نمي‌كند، به دست فراموشي سپرده مي‌شود. مديريت مطلوب اسناد در يك سازمان با ميزان در دسترس بودن اطلاعات، نمود پيدا مي‌كند اسناد محتوي اطلاعات باارزش مي‌تواند براي اهداف متنوعي در سازمان غيردولتي استفاده شود.